Vertrieb und Marketing Dokumente

Die Möglichkeit jederzeit von überall sämtliche geschäftliche Verhandlungen nachzuvollziehen, von Beginn bis Ende, ist eine einzigartige Gelegenheit für die Arbeitsqualität von Agenten und Geschäftshäuser.

tracking documents

Jedes Geschäft hätte gerne alle Dokumente zu jederzeit zugänglich. Dokumentenverwaltung ist die Organisation von Dateien und Geschäftsdokumenten auf eine Art und Weise, dass diese jederzeit von überall durch alle Mitglieder des Marketings und Außendienst Teams eingesehen werden können. Die Möglichkeit Geschäfts- und Marketing-Dokumente jederzeit einsehen zu können sollte kein Traum sein; es ist etwas, das möglich ist.

Es ist offensichtlich, dass die Marketing- und Verkaufs-Mitarbeiter für die Neukundengewinnung und das Abschließen von Verkäufen gegenseitig auf die die gleichen Dokumente vertrauen müssen. Folglich ist es sehr wichtig, dass diese wichtigen Dokumente gut aufbewahrt werden und für die richtigen Mitglieder des Außendiensts jederzeit zugänglich gemacht werden. Zugang ist nur möglich, wenn die Dokumente auf eine ordentliche Weise aufbewahrt werden.

Fakt ist: Vertriebs- und Marketing-Teams dosen hat eine bessere Kontrolle durch eine Dokumenten-Management-Strategie Implementierung

Dennoch ist es nicht so einfach diese entscheidenden Dokumente einzusehen und so zugänglich zu machen, wie es sein sollte. Der Außendienst und die Belegschaft haben es bei der Arbeit mit vielerlei Dokumenten und Dateien zu tun, wie Angebote, Werbematerial, ROI Blätter und vieles mehr. Oft ist es nicht einfach den Inhalt zu filtern um entscheidende Informationen zu finden. Mit so vielen zu analysierenden Materialien - wie können Teams sicher sein, dass die Inhalte ordentlich geprüft wurden?

Außendienst und Marketing Team haben durch eine Dokumentenverwaltungsstrategie eine bessere Kontrolle. Dokumentenverwaltungswerkzeuge in der öffentlichen oder privaten Cloud erlauben Teams den Zugang, die Lagerung und das Organisieren von Dokumenten. Sollten Sie an einer Verwaltung der Außendienst- und Marketing-Dokumente interessiert sein, finden Sie im Folgenden einige effektive Tipps für die Einführung.

Effektive Organisation von Geschäftsdokumenten

document organizationWie können Unternehmen mit unzähligen Dokumenten deren Inhalt effektiv und ordentlich organisieren? Zu teilende Ordner sind sicherlich nicht die effektivste Lösung, denn diese erlauben es nicht mehrere Versionen zu besitzen oder schnellen Zugang zu einem beliebigen Zeitpunkt zu bekommen. Tatsächlich haben einige Berichte offengelegt, dass man durch geteilte Ordner etwa 50 Prozent an Zeit mit der Suche nach einem Dokument verschwendet.

50% der wertvollen Arbeitszeit verschwendet wird für ein Dokument durch die Verwendung von freigegebenen Ordnern sucht

Auf die gleiche Art, wollen Sie einen flexiblen und einfachen Versuch machen. Der Außendienst und das Marketing Team führen neue Kampagnen ein, fügen Kunden hinzu, weiten sich in neue geografische Standorte aus, etc. Sie müssen bereit sein die Organisation Ihrer Inhalte regelmäßig anzupassen. Indem Sie lediglich Dokumente in Ordner abheften reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit diese Dokumente bei Gebrauch wieder zu finden.

ner der effektivsten Wege um Ihre Geschäftsdokumente zu verwalten sind Metadaten hinzuzufügen, um Dokumente zu strukturieren. Werfen Sie einen Blick auf Ihre derzeitige Ablage von Geschäftsdokumenten für den künftigen Gebrauch. Tun Sie dies anhand des Standortes des Geschäfts, des Produktangebots, der Abteilung (Außendienst, Marketing), des Kunden (Kunde A, Kunde B), oder anhand der Deadline für den Verkauf? Diese Struktur kann Ihnen dabei helfen Ihre Dokumente in einer ordentlichen Weise zu strukturieren. Es wird Ihnen die beste Herangehensweise aufzeigen. Sobald Sie einen besseren Weg entdeckt haben, stellen Sie sicher, dass neu hinzugefügte Dokumente entsprechend markiert werden. Dies erleichtert das spätere Wiederauffinden ungemein. Dieses Vorgehen spart Ihnen sicherlich viel Zeit, Stress und Ressourcen bei der Handhabung Ihrer Dokumente.

Nutzen Sie soziale Werkzeuge um Inhalte zu lokalisieren

Use Social Tools to Source for Content

Im Marketing und dem Verkauf ist es nicht einfach zu wissen, was die Menschen beeinflusst – besonders dann, wenn jeder nach etwas anderem sucht. Ein Außendienstmitarbeiter benötigt eventuell ein bewährtes Angebot. Ein Mitarbeiter des Serviceteam braucht vielleicht eine Vertragsvorlage. Ein Marketing-Mitarbeiter benötigt eventuell einen Nachweis, dass eine vertragliche Vereinbarung in Kraft ist. Wenn Sie sich also mancher Dokumente nicht bewusst sind, können Sie möglicherweise nie einen Vorteil hieraus ziehen. Deshalb sollten Sie die Werkzeuge der sozialen Medien nutzen.

Die Trends in sozialen Netzwerken können dem Verkaufsteam hier helfen. Suchen Sie nach einer Taktik um angewandte und empfohlene Dokumente zu bewerten. Genau wie auf Twitter, Instagram, Facebook oder LinkedIn – schlagen Sie Inhalte für eine nähere Betrachtung vor. Dies setzt voraus, dass Sie die Meinung Ihrer Kollegen kennen.

Teamarbeit ist wichtig

Team work is important

Die Entwicklung von Marketing- und Werbematerialien ist wahre Teamarbeit und beinhaltet die Zusammenarbeit der Teammitglieder. Dies kann sich mit vielen verschiedenen Dokumenten innerhalb des Teams als schwierig gestalten. Wie stellt man also sicher, dass Kollegen in der Lage sind effektiv zusammenzuarbeiten?

Soziale Werkzeuge spielen hierbei eine große Rolle. Versuchen Sie zentralisierte Arbeitsbereiche zu nutzen, an denen Sie Änderungen an Ihren Dokumenten nachvollziehen können und Kommentare der Nutzer gesammelt werden können. Seien Sie noch von Kommentaren im Dokument abhängig – es sei denn Sie arbeiten in einem sehr kleinen Team. Dies kann zu Kommentaren und Empfehlungen führen, die nicht mehr reguliert werden können.

Handhabung des Genehmigungsprozesses

Erstellen eines Workflows hilft bei der Schaffung von Bewusstsein

approvation process workflow Eine Schlüsselkomponente bei der Erstellung von Marketing- und Verkaufsmaterialien ist es sicherzustellen, das seine getane Zusammenarbeit auf einem genehmigten Dokument basiert. Ein Angebot ist wertlos, wenn es keinen ausgeführten, rechtlichen Hintergrund gibt. Verstehen Sie, wo die Zuständigkeit liegt, um die Aufgabe innerhalb des Teams zu bestätigen. Bis Sie Ihre potentiellen Kunden in Kunden verwandeln ist Ihre Verhandlung noch kein Erfolg. Sobald ein vereinbarter Arbeitsablauf eingerichtet wurde, versichern Sie sich, dass er für alle zugänglich ist.

Erstellen Sie ein Arbeitsablauf, der immer wieder genutzt werden kann. Es bringt vielerlei Einblicke und erleichtert die Marketingbemühungen.

Effizientes Teilen und Verteilen von Dokumenten

Es ist auch wichtig, dass gestaltete Vorlagen oder Inhalte für die richtigen Teams verfügbar sind. Ein effizienter Weg für das Marketing- und Verkaufsteam ist es, Dokumente sichtbar zu machen. Dies kann durch unterschiedliche Werkzeuge erreicht werden.

Wenn Sie in der Lage sind dies mit häufig genutzten Werkzeugen wie CRM zu machen, ist dies von Vorteil. Sie können beispielsweise Angebote erstellen, die für jeden Kunden genutzt werden können. Speichern Sie dieses in Ihrem CRM Konto und synchronisieren Sie dieses mit Ihrer Dokumentenverwaltung.

Was bedeutet, dass Sie zur Verfügung?

sharing documents

Dies versichert ein Dokument, welches durch Kollegen in angemessener Weise geprüft, genehmigt und zugänglich gemacht werden kann – und kann bei Bedarf jederzeit zurückgerufen werden.

Durch das Anmelden dieser Taktiken ist es möglich effektivere Materialien zu generieren, die effektiv kontrolliert werden können. Dies kann in besseren Ergebnissen für Ihr Verkaufs- und Marketingteam resultieren.

Geschäfte verlassen sich stark auf die Dokumentenverwaltung um bei Geschäftsverhandlungen erfolgreich zu sein. Die Effektivität eines Teams hängt stark davon ab, wie Verhandlungen geführt werden und dass Dokumente effektiv verwaltet werden. Hierzu benötigen Sie Werkzeuge, die Ihnen bei der Dokumentenverwaltung helfen. LogicalDOC kann als Dokumentenverwaltung einen große Hilfe bei der Verfolgung von Dokumenten darstellen – jederzeit, überall. Das System ist sowohl als installierbares Software Paket (vor Ort), als auch als Cloud Solution verfügbar.

Mehr Informationen Demo buchen

Melden Sie sich für unseren Newsletter

LogicalDOC Dokumentenverwaltungssystem | Open Source Software

LOGICALDOC Srl
via Aldo Moro, 3
Carpi, 41012
Italia

+39 059 597 0906

In Kontakt kommen

Latest News

Globale Büros

Wir sind weltweit mit Geschäftsstellen und mehrsprachigen Mitarbeitern vertreten, um Ihre Bedürfnisse rund um die Dokumentenverwaltung mit LogicalDOC zu bedienen.

Für den Schutz Ihrer Investition stellt unser Partnernetzwerk eine breite lokale Präsenz sicher.

Copyright © 2017. All rights reserved. LogicalDOC