Software di Gestione dei Documenti

LogicalDOC Schema
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LogicalDOC è un software di gestione dei documenti basato su browser munito di piattaforma user friendly includendo un elegante ed intuitivo sistema per progettare flussi di lavoro, capacità di gestione delle agende, e varie opzioni per caricare, organizzare e distribuire i tuoi documenti. Con LogicalDOC, tu e i tuoi colleghi potrete condividere una grande varietà di documenti con più autori e tenere traccia dei cambiamenti ad essi effettuati.


Percorso di Verifica

Quando si lavora con i documenti, c’è sempre il pericolo potenziale di perdere informazioni importanti per varie ragioni, da errori umani a malfunzionamenti tecnologici. Perciò, LogicalDOC trattiene un registro dettagliato di tutti i cambiamenti fatti ad uno specifico documento o cartella e li immagazzina nel database cloud. Ciò implica che puoi riconsultare lo storico per qualsiasi documento per vedere quali cambiamenti sono stati fatti e da chi.

Audit Trail

Grazie al meticoloso percorso di dati, potrai impostare le ricerche per cambiamenti fatti ad uno specifico documento o cartella, cercando secondo l’utente che ha effettuato il cambiamento oppure secondo la data dello stesso. Questo sistema intuitivo per tenere traccia dei documenti impedirà di farti perdere dati, mantenendoti aggiornato sui progressi di un documento o progetto.

In più, gli utenti coinvolti in uno specifico progetto riceveranno notifiche di aggiornamenti tramite email e nei loro calendari personali. Questi aggiornamenti permetteranno a te e ai tuoi colleghi di tenersi informati sui cambiamenti fatti a vari documenti e cartelle in tempo reale, riducendo quindi lo stress ed il tempo necessario richiesto quando vengono persi dati integrali a causa di errori umani o tecnologici.

Gestione del Flusso di Lavoro

Workflow

Incluso in LogicalDOC vi è un sistema di gestione del flusso di lavoro che ti permetterà di amministrare e distribuire un sistema di incarichi ad altri utenti con un semplice designer di modelli basato sul “drag and drop”. Con questo designer, puoi inserire e delegare incarichi, assegnare utenti, ed allegare documenti ai vari passi da seguire.

Questo permetterà a te e ad altri di visualizzare gli incarichi personali mentre vengono processati i documenti. Appena crei un flusso di lavoro, gli utenti ai quali assegnerai gli incarichi saranno allertati tramite email quando devono completare un incarico o solamente per tenersi informati sull’attività legata ad uno specifico documento. Questo significa che gli utenti riceveranno notifiche solamente per incarichi o processi che sono significativi rispetto al loro lavoro specifico riducendo quindi il carico di lavoro per tutti gli utenti. Potrai persino decidere quando e quanto spesso gli utenti debbano ricevere queste notifiche.

Con LogicalDOC, potrai progettare un processo di flusso di lavoro intuitivo semplicemente disegnando un unico diagramma di flusso.

Dato che LogicalDOC può essere integrato con moltissimi servizi di software cloud, gli amministratori possono progettare processi di flusso di lavoro che permetteranno agli utenti di agire su articoli in cartelle condivise con ritardi minimi.

Sviluppare un flusso di lavoro che soddisfa le tue esigenze è semplice come creare il processo ed associarlo con un file ed un utente. Puoi redistribuire ed aggiornare gli incarichi, inserire nuovi processi e modificare le tempistiche come necessiti per ottenere un processo di flusso lavorativo che soddisfa le esigenze tue e del tuo team. Questo elegante ed intuitivo designer di flusso di lavoro distingue facilmente LogicalDOC dagli altri software di condivisione dei documenti.

Gestore Agenda

Parte integrante di qualsiasi flusso di lavoro di un documento è il metodo secondo il quale gli utenti si tengono aggiornati su un processo e sui loro incarichi personali. Un elemento potente della piattaforma LogicalDOC è l'inclusione di un calendario funzionale accessibile dal pannello di controllo personale di ogni utente.

Agenda ManagerOgni utente potrà creare, gestire, modificare ed accedere al proprio calendario ed ai suoi eventi direttamente dal proprio browser. Ogni evento di calendario può essere legato ad uno specifico documento o processo di flusso lavorativo che permette agli utenti di tenere traccia di ogni documento e del proprio ruolo e responsabilità nel suo sviluppo in una maniera organizzata e puntuale. Oltre al calendario, gli utenti riceveranno email riguardanti i propri incarichi personali e qualsiasi altra informazione della quale necessitano per tenersi aggiornati sui cambiamenti necessari. Similmente, LogicalDOC è integrato con Microsoft Outlook, permettendo quindi agli utenti di mandare e ricevere email e rivedere i propri eventi di calendario direttamente dal proprio desktop.

Un elemento potente della piattaforma LogicalDOC è l'inclusione di un calendario funzionale accessibile dal pannello di controllo personale di ogni utente.

Molte di queste capacità di gestione dell'agenda sono amministrate con l'intuitivo gestore di flusso di lavoro di LogicalDOC. Tu e i tuoi colleghi saprete quando completare i propri incarichi quasi contemporaneamente al momento della creazione del flusso di lavoro. Così, L'amministratore dell'agenda riduce la necessità per documentazioni inutili e gli utenti riceveranno notifiche ed aggiornamenti sul calendario per i documenti e gli incarichi per i quali essi stessi sono personalmente responsabili, eliminando perdite di tempo e disordine nelle email. Mentre gli utenti lavorano attraverso uno specifico design di flusso di lavoro, riceveranno notifiche e saranno in grado di tenersi aggiornati sulle proprie responsabilità in una maniera visivamente attraente e puntuale.

Cattura dei Documenti

Document CaptureParte importantissima di passare totalmente ai documenti in formato digitale è la digitalizzazione stessa dei documenti che possiedi. Con LogicalDOC, non serviranno più armadietti di archivio perché ti fornirà vari strumenti per catturare e salvare in formato digitale i documenti tramite fotocamera o scanner.

Questo compito è semplificato inoltre dall’inclusione di un’applicazione scaricabile per i tuoi dispositivi mobile che ti permetterà di usufruire della videocamera del tuo smartphone o tablet per catturare, caricare, ed organizzare i documenti nel cloud velocemente. Questa applicazione ti permetterà di scattare fotografie dei tuoi documenti velocemente usando la fotocamera del tuo telefono come uno scanner, semplicemente puntando e scattando.

Questo processo funziona per una varietà di documenti, immagini, ed anche scansioni di codici a barre. Con questa applicazione intuitiva, interpretare, caricare ed organizzare informazioni diventa facile ed efficiente come scattare una foto.

Utente Locale

local userLogicalDOC offre una varietà di opzioni d’interfaccia utente. Poiché è un’applicazione basata sul web, è accessibile da quasi tutte le posizioni che consentono il collegamento ad Internet.

Questo significa che tu ed i tuoi colleghi potrete lavorare da molti posti diversi, sia dentro che fuori dall’ufficio. Tu ed i tuoi colleghi potrete completare il proprio lavoro dai computer di casa o persino da un bar o locale del luogo.

Addizionalmente, LogicalDOC si interfaccia con Microsoft Office e lo scanner per documenti, rendendo facile il caricamento dei tuoi documenti sul server cloud e condividendoli immediatamente con gli altri utenti.

Il tuo team potrà avvalersi delle moltissime potenti risorse che Microsoft Office ed altre tecnologie hanno da offrire.

Molte di queste opzioni sono anche disponibili in formato mobile per poter essere consultate dal tuo smartphone o tablet, facilitandoti il lavoro con questi documenti in mobilità. Queste opzioni possono migliorare il flusso lavorativo del tuo team facilitando l’accesso ed il caricamento dei documenti da qualsiasi luogo.

Distribuzione dei Documenti

La piattaforma di LogicalDOC facilita la distribuzione del tuo lavoro su network e piattaforme in vari modi. Come applicazione basata sul web, LogicalDOC ti permette di condividere link ai tuoi documenti come altri software basati sul cloud, come Dropbox o Google Drive.

Similmente, LogicalDOC si integra con molti di questi sistemi alternativi per lo storage di documenti basato sul cloud (Dropbox, Google Drive, Zoho Docs, e ShareFile)Document Distribution permettendoti di condividere e caricare file da queste piattaforme. Questa caratteristica ti aiuterà ad eliminare tempo, stress e lavoro nel trasferire documentazione da formati di condivisione basati sul cloud già esistenti al server LogicalDOC.

I documenti possono anche essere spediti per email dal server e viceversa usando varie piattaforme per email, e dato che LogicalDOC si integra con Microsoft Office, potrai usare Outlook per spedire e ricevere file direttamente dal tuo desktop. Infine, con l’applicazione scaricabile, potrai caricare e gestire i tuoi file da molti dispositivi mobile. Con questa opzione, potrai vedere e modificare i tuoi documenti in mobilità. Potrai anche caricarne di nuovi, usando la fotocamera del tuo dispositivo.

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