6 motivi per cui una gestione efficace delle informazioni sui clienti è fondamentale

La maggior parte delle aziende dispone di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). All'inizio del percorso del cliente, una soluzione CRM può gestire i dati sui potenziali clienti, le chiamate di vendita e le proposte. Una volta che un potenziale acquirente diventa cliente, la soluzione tiene traccia di informazioni come contatti, contratti, date di rinnovo e interazioni con i clienti. Quando le aziende implementano una soluzione CRM, spesso trascurano un problema chiave: come gestire e organizzare i documenti dei clienti collegati alle transazioni CRM.

Un'efficace gestione delle informazioni sui clienti deve essere accompagnata da solide pratiche di gestione dei documenti. Una strategia di gestione dei documenti è il primo passo fondamentale per gestire efficacemente i dati dei clienti e, in definitiva, migliorare l'esperienza del cliente.

Perché la tua azienda ha bisogno della gestione dei documenti oltre al software CRM?

1. Senza la gestione dei documenti, non è facile accedere a gran parte delle informazioni essenziali sui clienti. Le soluzioni CRM sono progettate per gestire dati strutturati come nomi e indirizzi di aziende, numeri d'ordine, problemi di supporto e la loro risoluzione. Questi dati permettono di organizzare le informazioni e mantenere traccia di tutte le attività svolte e da eseguire ma risultano incompleti senza un collegamento alla documentazione prodotta per tali clienti. Una gestione efficace del cliente deriva dalla combinazione dei dati con le informazioni contenute in documenti correlati come proposte, contratti, corrispondenza ed e-mail che forniscono il contesto per quei dati.
   
   
2. La velocità con cui i rappresentanti delle vendite e del servizio clienti rispondono alle richieste dei clienti è un elemento critico dell'esperienza del cliente. Quando non esiste una cronologia completa dei dati dei clienti e dei documenti di accompagnamento in un database centrale, la qualità del servizio fornito ne risente. La risposta del personale sarà più lenta e le risposte alle domande dei clienti potrebbero essere incomplete. Con la gestione dei documenti, il follow-up è molto più rapido ed efficiente perché tutti i membri autorizzati del team possono disporre delle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. La creazione di una perfetta integrazione tra il tuo CRM e i sistemi di gestione dei documenti elimina anche l'immissione di dati duplicati. Le informazioni possono essere inserite una volta e condivise.
   
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3. I clienti possono connettersi con la tua azienda attraverso più canali e aspettarsi di ottenere lo stesso livello di servizio sia che ti contattino tramite e-mail, compilando un modulo web, tramite chatbot o con un dispositivo mobile. Ricorda che i ritardi causati da informazioni disconnesse e sparse su più sistemi provocano frustrazione nei tuoi clienti. Pensa all'ultima volta che hai contattato un'azienda e sei stato rimbalzato da un dipartimento all'altro prima che il tuo problema fosse preso in carico e risolto. Oltretutto informazioni sparse e difficilmente individuabili possono rappresentare problemi di sicurezza all’interno della tua organizzazione.
   
   
4. La posta in gioco per una cattiva gestione delle informazioni sui clienti sta aumentando rapidamente. Le notizie di violazioni della privacy e della sicurezza sono all'ordine del giorno. Inoltre, i governi federali e statali stanno entrando nella mischia con nuove normative relative alle informazioni sui clienti. Affrontare questi requisiti nuovi e spesso contrastanti, senza la gestione dei documenti, è una proposta rischiosa se non perdente.
   
   
5. Se non sono soddisfatti del servizio che offri, i clienti possono condividere istantaneamente la loro insoddisfazione attraverso i social media e le piattaforme di recensioni di settore. Le aziende che non soddisfano le aspettative dei clienti sono solo a un tweet o a una recensione dalle critiche condivise pubblicamente che possono danneggiare la loro reputazione e avere un impatto diretto sui profitti.
   
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6. Il volume e la varietà delle informazioni sui clienti sono in costante aumento. Secondo una previsione emessa dalla società di analisi IDC, la quantità di dati creati tra il 2020 e il 2024 supererà la quantità creata negli ultimi 30 anni. Se non inizi a costruire una strategia per gestire questa crescita ora, quando lo farai?

L'integrazione può essere semplice e con un grande guadagno

Una soluzione di gestione dei documenti garantisce un accesso efficiente alle informazioni direttamente dal tuo sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati. Questo è importante perché l'analisi del percorso completo del cliente, dall'identificazione del potenziale cliente all'acquisto, all'adempimento e alla fidelizzazione del cliente, richiede che le informazioni chiave sui clienti siano disponibili attraverso i processi.

Documenti e contenuti importanti devono essere reperibili e disponibili per questi processi e gestiti in modo coordinato e strutturato. Questa è la potente connessione che offre l'integrazione della gestione dei documenti e del tuo CRM.

LogicalDOC offre una ricca API SOAP e REST che ti consente di integrare la gestione documentale all'interno della tua applicazione o in un sistema di terze parti.

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