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I 4 vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

L’automazione del flusso di lavoro può essere descritta come un processo di automatizzazione delle operazioni aziendali piuttosto che affidarsi a diversi documenti. L'automazione offre alle aziende un modo più efficiente e coerente di gestire le proprie informazioni e documenti. Di seguito sono evidenziate alcune delle ragioni per considerare l'automazione della tua attività;

  1. Comunicazione:

Diverse relazioni sul perché i dipendenti lasciano le loro varie organizzazioni hanno rivelato che la mancanza di comunicazione o di canali di comunicazione inefficaci sono le ragioni della loro partenza. Attraverso l'automazione, i problemi con il modo e la modalità con cui vengono effettuate le comunicazioni possono essere facilmente risolti. Un ambiente di workflow automatizzato consentirà una facile condivisione delle informazioni tra tutti i dipendenti. Il rischio che una persona non riceva informazioni particolari è limitato in quanto le informazioni possono essere condivise contemporaneamente.

  1. Microgestione:

Come risultato dell'automazione, le aziende possono facilmente capire quale area o reparto sta rallentando o ostacolando l'intero processo. Pertanto, i singoli dipendenti possono essere ritenuti responsabili per il lavoro svolto, eliminando così la necessità di microgestire i dipendenti. Inoltre, l'automazione aiuta il business garantendo che le informazioni fornite e le procedure da adottare siano sempre accurate.

  1. Produttività dei Dipendenti

Sapendo che l'automazione consente alle aziende di tenere traccia dei progressi e dei processi dei dipendenti, è facile motivare i dipendenti a essere più produttivi. I dipendenti che sanno di essere responsabili spesso dedicano un impegno maggiore per garantire che il loro lavoro sia svolto correttamente, rapidamente e accuratamente, il che a sua volta contribuisce ad aumentare la produttività complessiva dell'azienda e la sua reputazione.<

  1. Errori

Il flusso di lavoro automatizzato consente facili controlli, poiché le modifiche, gli errori e la cancellazione possono essere facilmente monitorati. Con ogni dipendente consapevole del fatto di essere responsabile del proprio lavoro, gli errori saranno attentamente monitorati e risolti. La presenza di automazione significa anche che la quantità di documenti cartacei da fare sarà ridotta. L'azienda o l'organizzazione devono fornire servizi cloud o digitalizzare i propri documenti per un facile accesso? Il flusso di lavoro automatizzato renderà tali operazioni facili in quanto garantisce il business come sistema ben strutturato.

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3 Crucial Benefits Of Cloud Computing

Primarily, cloud computing is the medium through which data can be processed, shared, and managed among a remote public or private network of users. While cloud computing might not have gained the recognition it deserved among a substantial number of masses, it is one of the most beneficial aspects of technology. It can be used for both local and digital business, and it has reduced the use of shelves and the stress involved to the barest minimum level among the cloud computing users. Along with the benefit above are three crucial advantages of cloud computing you need to be informed of. Read along!

  1. Organization of Record

In most businesses, there are one or two kinds of record that must be kept for future reference. Hence, the organization of these records is as crucial as the safety of the information. Luckily enough, cloud computing can perform these two functions – call it Document management. By saving your records via cloud computing, you keep your staffs from the strenuous task of going through a massive pack of record archives which may take several hours – if not days – to locate a single file. Instead, the use of keyword search is enough to go through your document digitally and get hold of the needed records within a matter of seconds.

  1. Time Management

Without much argument, you will agree with us that time can be well spent through document management which Cloud computing can offer as mentioned earlier. And in addition, since cloud computing can be accessed at any time and virtually anywhere, files can be obtained and worked on even after closing hours; this benefit gives you the privilege to work at your own pace, enhance your work rate and enables you to share vital and urgent files to your co-workers without having to travel several miles. All you need is your smartphone or tablet to share, review and modify your idea with colleagues via a remote network. In essence, you get to smartly use your time effectively without jeopardizing the confidentiality of your files.

  1. Record safety and security

Speaking of privacy, this leads us to another crucial importance of cloud computing - which is the safety and security of data. Data safety is an integral part of any organization most especially for those using customer’s data. Cloud computing is second to none in ensuring an excellent customer’s data safety. While cloud computing allows the administrators to share file among co-workers, it prevents any third party unauthorized access. Hence, it serves as a reliable means of securing data through a stable encryption system.

On a final note, cloud computing is a much needed digital staff which all savvy business group must employ for its effectiveness and quick service delivery. And in addition to the three essential benefits of cloud computing stated herein, we are convinced that a positive impact will be seen in your business if utilized.

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Paper cut of eco on green grass

Go Green with Document Management

Over the years, we have been accustomed to these three R’s (Reduce, Reuse, and Recycle), and they have become part of our daily activities. These phrases are pertinent to various circumstances, and your business is not an exception. How can you make use of these phrases in your business? However, when there is a reduction in the amount of paper used in the office, your business and the environment will benefit immensely.    

Extreme consumption of paper is a prevalent issue that affects everyone in the nation. For instance, offices and schools are the largest producers of paper products as a result of their consistent copying and printing. On the other hand, more than 300 million tons of paper will be manufactured across the globe on an annual basis.

However, it is saddening that the school and office environments are the biggest culprits in the statistics, and it is surprising that these organizations could not make use of the options available to them.        

The idea of going green is all about adopting a paperless strategy. With the reduction of the use of paper in the office environment every day, you are helping the environment. The paperless idea is a creative strategy that can be instilled in your brand image and an innovative move that can make your business proud. In this case, your business and the environment will be the major beneficiaries.      

Collaborating with a document management firm like LogicalDOC’s will ensure your business save money and time. Apart from the R’s above, we have three E’s which denotes Efficient, Environmental, and Economical. These three E’s will be part of your brand’s identity if you decrease the amount of paper consumption and production in your office.

When there is a reduction in the use of paper, it signifies less copying and printing, and this would help you to significantly reduce the expenses as well as an environmental strategy to preserve trees. When less time is dedicated to searching for paperwork, there will be an increase in efficiency in the workplace.

Therefore, the application of document management based software for the management of your brand’s paper products is a conscious effort towards the idea of going Green. This will increase the prospects of your company considerably. Feel free to contact us to learn more about how we can help your company.

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Published LogicalDOC DMS - REST API v8.1.0

The documentation about LogicalDOC v8.1.0 REST API web-services is available online

The new documentation was published both on SwaggerHub at the following address: https://app.swaggerhub.com/apis-docs/swatzniak/logicaldoc_rest_api/8.1.0
and online in the LogicalDOC documentation site https://docs.logicaldoc.com/resources/wsdoc/rest/index.html

In addition, a mini-application has been produced that, together with the LogicalDOC webapp in Tomcat, allows you to consult the documentation locally and to try live some commands.
You can download it from SourceForge.net at this address https://sourceforge.net/projects/logicaldoc/files/documentation/LogicalDOC%20CE%208.1/

The LogicalDOC's developers team

LogicalDOC 8.1 preme l'acceleratore sul riconoscimento Barcode

Nella nuova versione del sistema di gestione documentale LogicalDOC sono state notevolmente sviluppate le funzionalità di riconoscimento Barcode. In precedenza il sistema era già in grado di leggere molti formati di codici a barre: in particolare esattamente 16, dal Code 39 allo RSS Expanded fino ad arrivare ai codici 2D come il QR Code o lo Aztec.

La funzione di riconoscimento dei codici a barre era ed è capace di leggere uno o più barcode nella pagina di un documento e di popolare dinamicamente i campi ed i metadati del documento. Se il documento è classificato con una classe documentale e possiede dei campi custom la funzionalità di riconoscimento permette di compilare i campi con i valori dei barcode e non solo. Ad esempio è possibile utilizzare i codici a barre per "spostare" un documento dalla cartella iniziale di caricamento ad una cartella codificate nel barcode, oppure è possibile modificare il filename allo stesso modo.

Tuttavia in precedenza il sistema aveva alcune inefficienze, ad esempio sulla stessa pagina veniva lanciato un riconoscimento "globale" per qualsiasi tipo di codice a barre. Dato che il sistema supporta 16 codici a barre e il processo di riconoscimento viene eseguito su tutte le pagine di un documento questo poteva risultare lento. Nella nuova versione 8.1 invece è possibile mettere un "filtro" a livello dell'OCR che permette di "consigliare" il processore barcode sul tipo di codice da ricercare e questo riduce sensibilmente il tempo di elaborazione richiesto dalla procedura.

LogicalDOC OCR settings
Impostazioni OCR LogicalDOC con filtro codice a barre abilitato su: "Code 39"

Un'altra caratteristica fondamentale introdotta a livello di lettura dei codici a barre è la possibilità di applicare dei filtri allo schema di riconoscimento. Difatti ora è possibile utilizzare delle espressioni regolari per filtrare i codici presenti in un documento.
Prendiamo ad esempio il seguente codice a barre: barcode code 39    FT412574
Supponiamo che si desideri recuperare tutti i codici che iniziano con 2 lettere iniziali e con 6 cifre, con la seguente espressione regolare potremo ottenere questo effetto: (FT|CO|RV).*
In pratica andremo a catturare solamente i codici che iniziano con “FT”, "CO" oppure con "RV".

Barcode Pattern recognition
Riconoscimento di schemi di codici a barre con filtri abilitati


Altre combinazioni per aumentare la precisione del riconoscimento sono disponibili:

[A-Z]{2}(.*) - 2 caratteri dalla A alla Z e altri caratteri successivi in numero e tipo indefinito
[A-Z]{2}[0-9]{6} - 2 caratteri dalla A alla Z e 6 caratteri da ‘0’ a ‘9’
[A-Z]{2}\d{6} - 2 caratteri dalla A alla Z ed esattamente 6 cifre successive
[A-Z]{2}\d+ - 2 caratteri dalla A alla Z ed una o più cifre successive ('+')

Per maggiori informazioni a proposito delle espressioni regolari in Java potete fare riferimento ai seguenti articoli:
Summary of regular-expression constructs
Java: Le Espressioni Regolari
Java Regular Expression Tester

Oltre a questa interessante caratteristica, a livello dello schema di riconoscimento barcode è stata implementata la possibilità di specificare in modo puntuale il tipo di barcode da riconoscere, questo per rendere ancora più certo ed attendibile il risultato della lettura.

In ultimo, relativamente al comparto barcode, è stata aggiunta la possibilità di interagire con il processore barcode all'interno di codice di automazione workflow. Questi script permettono l‘esecuzione di funzioni personalizzate che interagiscono con i documenti ed i loro metadati durante il workflow o in altri momenti. Nella versione 8.1 di LogicalDOC è possibile pilotare la lettura di un codice a barre al fine di ottenere un valore da usare o per compilare un campo o per scegliere un corso di azione.

Vedi l'esempio nell'immagine qui sotto

Workflow Automation script on transaction
Script di automazione del Workflow sulla transazione con BarcodeTool in azione

Nell'immagine sopra, nella transazione "to approval", viene letto un codice a barre nei documenti inclusi nel flusso di lavoro. Il valore del risultato della lettura determina se il documento viene spostato nella cartella: "/Default/stocks/Fortune Minerals".
Per maggiori informazioni: https://docs.logicaldoc.com/en/automation

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