Manuels en ligne
Dans une étude menée en 2013 sur le développement d’un système de gestion de la documentation pour un laboratoire clinique, la grande majorité des instituts participants ont considéré le document de normalisation et d’organisation comme très importants pour les raisons ci-dessus et plus.
Un système de gestion des documents conçu spécifiquement pour les laboratoires de R-D améliore de façon significative l'organisation, fournit un accès centralisé à l'information, permet une sauvegarde automatique des donnée, est informatisé et respectueux de l'environnement.
Bonne classification et organisation
Un système de gestion de document permet un classement et une organisation approprié. Un bon classement de l'information mène à l'amélioration des performances et de la collaboration. Temps et d'énergie ne sont pas perdu à tenter de trouver de l'information. Un système normalisé permet facilement à de nouveaux collègues ou ceux qui ne sont pas dans votre laboratoire sur une base régulière de trouver facilement de l'information.
En outre, lorsque l'information doit être soumise pour examen et approbation, un bon système de gestion de document réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires. Les informations appropriées peuvent être facilement trouvées et récupérées.
Un accès centralisé
Un système de gestion de la documentation fournit un emplacement centralisé pour toutes les informations enregistrées. Ce qui réduit considérablement le risque de perte de données à l'arrière d'un classeur dans le bureau de quelqu'un, ou dans un format électronique n'était pas enregistré sur le réseau.
En outre, il fournit les outils pour créer un savoir commun qui peut être partagé au sein de l’organisation d'autres utilisateurs ont un accès immédiat à l'information. Cela réduit la quantité de communication inutile avec d'autres équipes au sein de l'organisation..
Sauvegarde de données automatique
En utilisant un nuage de système de gestion des documents, tous les fichiers sont à l'abri des catastrophes matérielles ou de la défaillance de l'infrastructure. Dans la grande majorité des laboratoires de recherche et de développement, une importante perte de données entraînerait une interruption significative, coûtant une somme considérable de temps et d'argent.
Si les sauvegardes sont insuffisantes, il peut très bien être impossible de restaurer complètement les informations perdues. Un nuage de système de gestion de document élimine ce risque.
Sans papier & espectueux de l'environnement
Un système de gestion de document est un processus entièrement électronique. Cela est non seulement plus efficace et plus rentable, mais c'est bon pour l'environnement.
Des études ont révélé que les processus n’utilisant pas de papiers sont 6 fois plus efficients. Traiter l'information dans un format papier crée des goulots d’étranglement de l'information qui étouffent la capacité à travailler efficacement. Un système de gestion de document élimine ces goulots d'étranglement en rendant l'information immédiatement disponible pour tout le monde.
Chaque laboratoire de R&D doit avoir un système de gestion des documents en place pour s'assurer que l'information est organisée et facilement accessible à tous les intervenants au sein de l'organisation, veillant à ce que les obstacles à la diffusion d'informations soient retirés et que toutes les informations peuvent être utilisées de manière aussi efficiente que possible.
