Dans chaque organisation, la production de connaissances joue un rôle essentiel dans la valeur du développement organisationnel. Le système de gestion de la connaissance va s’occuper des questions critiques de l’organisation pour la survie de la capacité à faire face aux changements périodiques croissants dans l’environnement des affaires. Il est essentiel de protéger les procédures organisationnelles, qui cherchent une interaction accessible et sécurisée entre la combinaison d’information, la capacité de traitement des données et l’habilité d’innovation des employés au niveau des technologies de l’information.

Arrêter le chaos lié à l’information

La plupart des informations d’une entreprise se construisent en utilisant un format de données informel

À cause de cela, la plupart des professionnels en entreprise passent beaucoup de temps à rechercher les renseignements nécessaires à la réalisation de leur travail. C’est vraiment cruciale pour être compétitif, d’obtenir une connaissance rapide pour récupérer un facteur essentiel à l’efficacité de l’entreprise; LogicalDOC entant que système de gestion de documents permettra d’améliorer la récupération de la connaissance de l’organisation, en indexant et en sécurisant le contenu nécessaire. Cette fonction aidera à sauver votre précieux temps à rechercher des ressources et à recréer de la connaissance.

Ainsi, vous pouvez prendre des décisions plus rapidement, en tenant compte de l’ensemble des informations associées et pertinentes. Cela peut considérablement faciliter la capacité de vos nouveaux employés à devenir plus productifs au lieu de passer son temps à chercher des fichiers sur des disques partagés et dans des armoires. C’est facile et cela vous donnera une entière satisfaction auprès de vos clients et de vos employés, tout en ayant un avantage concurrentiel et un libre-service innovant dans l’industrie.

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Construire un stock de connaissances

Répertoire central - Comme son nom l’indique, toutes les connaissances sont organisées en espaces de travail, documents et dossiers qui sont catégorisés et structurés. Vous pouvez accéder facilement n’importe qu’elle information sur l’entreprise qui est stockée dans le répertoire central.

Le logiciel de gestion de la connaissance est fait pour permettre le partage et le stockage de l’expertise collective, pour comprendre les techniques, les procédés et les opérations au sein de l’organisation. Il utilise la connaissance comme une ressource vitale et un facteur clé du capital intellectuel, permettant aux intervenants des ressources humaines d’influencer ce rôle dans la gestion du personnel.

Gérer le cycle de vie de la connaissance

Contrôle de la version et de la révision

Le contrôle de la version permet de suivre qui a changé, quel document et quand, avec la possibilité de retourner à une version précédente si c’est nécessaire. Une nouvelle version est créée lorsqu’un utilisateur modifie les métadonnées ou quand le contenu du document a été modifié.

Journal des accès

LogicalDOC a une fonction de piste de vérification complète qui enregistre les actions prises sur des documents comme l’affichage, l’envoie par e-mail, la consultation des documents, le téléchargement et la suppression. Cela permet de reconstruire la séquence exacte des événements qui se sont produit sur le document ou le dossier.

Le parcours d’approbation des documents

Les procédures d’approbation offrent un moyen facile pour l’automatisation de l’édition, l’évaluation et l’approbation de documents entre plusieurs utilisateurs de LogicalDOC. Cela permettra d’améliorer la collaboration au sein de votre équipe ou les activités de groupe.

Annotations et commentaires

Les annotations jouent un rôle important dans le processus de partage de la connaissance. Elles fournissent une partie pertinente du cycle de rétroaction pour la qualité du contenu et la présentation d’un document ou article.

Il s’agit d’une structure au sein d’une organisation qui considère l’ensemble de ses processus de gestion de l’information comme étant des processus de connaissance. Ayant cette vue d’ensemble, les processus d’affaires impliqueront la diffusion, la création, l’application et le renouvellement de la connaissance, tournée vers la survie et la subsistance de l’organisation. Cela signifie, essentiellement, que ça se concentre à faire les bonnes choses, au lieu de faire les choses bien. Le principe fondamental étant que ce qui était le meilleur hier, ne peut pas être pris comme acquis pour déterminer ce qui est meilleur pour demain ou aujourd’hui. Néanmoins, la double boucle de l’apprentissage, à savoir que le réapprentissage et le processus de désapprentissage, est essentiel dans la conception du cycle de vie de la connaissance organisationnelle, qui est nécessaire pour les entreprises, en raison du rythme d’évolution rapide de demain. Pour faire avec ces changements d’environnement d’affaires, les organisations sont obligées de réévaluer constamment leurs procédures de base, concernant la gestion des affaires pour une efficacité continue.

Partager et réutiliser les connaissances de l’entreprise

À l’aide d’un système de gestion de document, il vous est possible de trouver rapidement de l’information existante et de réutiliser son contenu dans des rapports de projet, des documents, des appels d’offres, propositions et tous les autres programmes de documents récurrents. Cela vous permettra une facilité de partage des documents parmi les membres présents ou non, sur un ou des centaines d’emplacements à la fois.

Éliminer le temps de formation du personnel

La société peut réduire une grande partie du temps de formation du personnel, en utilisant LogicalDOC. Vous pouvez réduire la formation du personnel et vous pouvez donner aux nouveaux employés une approche concrète rapide pour leur apprentissage. Pour atteindre ces objectifs, vous devez télécharger les documents et procédures de votre entreprise qui sont directement consultables et indexées. Vous pouvez attribuer divers privilèges pour des utilisateurs différents. Les informations enregistrées dans un système de gestion de documents peuvent être exportées ou imprimées en plusieurs formats. Vous pouvez assigner ces éléments de connaissance pour les nouveaux arrivants ou des employés pour la lecture, l’auto-formation et l’apprentissage.

Les organisations devraient être compétitivement conscientes du besoin de mettre en place avec succès un système de gestion de la connaissance. LogicalDOC fournit une plate-forme logicielle qui inclut l’application d’une relation entre les meilleures pratiques d’une organisation archivée et les actions effectuées par les membres de l’organisation, basées sur l’information fournie. Avec cette information, cela comprend également de séparer le lien entre les actions effectuées par les membres de l’organisation, qui sert toujours à l’équilibre, et de vérifier le renouvellement des meilleures pratiques. C’est à ce moment que l’innovation organisationnelle et la créativité intellectuelle entrent en jeu. Ça permet de remplacer le partage traditionnel de la connaissance, tel que les implications de formation systématiques qui interviennent ensemble avec le modèle de cycle de vie des choses et contribueront à renforcer le bien-être organisationnel, la performance et l’efficacité des employés.