Un Bureau sans papier avec LogicalDOC

paperless office

Fasciné par l'idée d'​​un bureau sans papier?

Avec la gestion de document LogicalDOC il est possible de remplacer les documents papier avec leur homologue électronique et de gagner un avantage concurrentiel découlant d'une gestion plus efficace de votre entreprise, d’une protection plus efficace des données, de l’amélioration de la collaboration ainsi que la rationalisation des opérations.

Un système de gestion des documents, aussi connu comme système de gestion de contenu, assure communément le stockage, la gestion des versions, les métadonnées, la sécurité, ainsi que de l'indexation et la récupération.

Notre solution est très efficace pour tout type d'entreprise car elle peut vous aider de différentes façons:

1
Une sécurité accrue des données. La DMS peut s'assurer que le contrôle d'accès privilégié aux données de votre entreprise reste sous contrôle. Ceci est possible car chaque entrée est enregistrée dans le journal. Les fichiers stockés et courriers électroniques peuvent également être cryptés pour augmenter la sécurité des données. L'espace est également sauvé puisque vous n'aurez pas besoin de capital pour la création d'un entrepôt ou d'un petit bureau pour stocker physiquement du papier.
2
Les coûts sont réduits du dépôt jusqu'à la distribution. Partager des fichiers numériquement ou y accéder par le même moyen est moins chère qu’avec le papier, la télécopie d'un document est plus coûteuse, ainsi l’e-mailing serait une alternative moins coûteuse.
3
Les niveaux d'accès peuvent être réglementés car des données peuvent être limitées à un groupe spécifique d'utilisateurs et ils peuvent tous échanger les fichiers numériquement.
4
Un système de gestion des documents améliore la politique sur les employés puisqu'il permet à tout le monde de suivre les processus d'approbation qui sont aussi strictes que vous le souhaitez. Cela garantit que l'entreprise fonctionne toujours à son plein potentiel.
5
Les règlements SoX (Sarbanes Oxley) et HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) seront respectées avec l'aide de DMS.

Choisir le bon DMS

Sur le marché il existe de nombreux systèmes de gestion de documents, chacun avec ses propres caractéristiques et particularités. Certains systèmes sont certainement complexes et coûteux, mais d'autres sont plus simples, moins coûteux et plus adaptés aux petites entreprises. En même temps, vous devez faire attention à la performance et à la configuration matérielle requise. En effet, un logiciel peut être esthétiquement très beau mais une catastrophe du point de vue des performances, ou peut nécessiter un équipement matériel supplémentaire. Cela pourrait augmenter le coût global de la solution.

La récupération des données et la protection de document

Data Recovery and Document ProtectionLes systèmes de gestion de documents peuvent vous aider à sauvegarder vos données en fournissant de multiples couches de protection pour vos documents sensibles, et fonctionnalités de récupération de données dépendamment du paquet sélectionné et des options activées. Certaines des politiques de sécurité disponibles incluent le cryptage, les pistes de vérification et la protection par mot de passe.

En optant pour un gestionnaire de documentation hébergé, SaaS ou sur le nuage

Avec cette option, vos documents sont facilement accessibles partout. Normalement, vous pouvez accéder à ces applications via le Web à l'aide d'un navigateur standard. Dans la plupart des cas, les acheteurs doivent payer des frais de licence mensuels et payer des frais par utilisateur pour louer le logiciel.

Viewing Options for Documents

Viewing Options for Documents

Avec LogicalDOC, vous pouvez facilement accéder à vos documents,dossiers et autres contenu multimédia riche par le biais d'une interface utilisateur améliorée. Certaines des nouvelles caractéristiques comprennent l'ajout de la prévisualisation, propriétés, actions à bascule. En outre, d'autres formats de contenu sont entièrement pris en charge par ex. le Preview Vidéo et Audio qui peut être utilisé pour les présentations ou formation produit.

L'interface utilisateur interactif aide les utilisateurs à comprendre comment utiliser les appareils mobiles pour avoir accès aux documents et le contenu.

De la publicité et de nouveaux produits auprès de fournisseurs dans un emplacement spécifique peuvent être mis à jour à partir d'un point centralisé et tous les membres de la société peuvent bénéficier d'un accès complet à l'information ou des problèmes émergents en fonction de leurs privilèges d'accès et des niveaux de sécurité.

Localisez facilement, recherchez et affichez des documents aux côtés de ses métadonnées.

ESSAYEZ LE LOGICIEL

La création ou l'ajout de documents à LogicalDOC

Creating or Adding Documents to LogicalDOC

Hormis les documents numérisés qui sont habituellement dans un format ail ou format de télécopie, il existe d'autres façons par lesquelles des documents peuvent être ajoutés à LogicalDOC. Les gens peuvent facilement glisser et déposer les fichiers sur des dossiers situés dans LogicalDOC, et les modifier avec des applications tierces comme Microsoft Office Tools.

L'une des caractéristiques les plus importantes pour les utilisateurs est la capacité ajoutée de protéger des documents qui sont créés au sein d'un groupe d'utilisateurs spécifique.

En outre, la sécurité sur les dossiers n'est pas limitée uniquement à des groupes, des utilisateurs individuels peuvent être activés à tout moment l'accès à des dossiers et des documents qui y sont contenus.

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