Una Oficina sin Papeles con LogicalDOC

paperless office

¿Fascinado por la idea de una oficina sin papeles?

Con la gestión de documentos de LogicalDOC es posible reemplazar documentos en papel por su equivalente electrónico, ganando una ventaja competitiva derivada de una gestión más eficiente de su negocio, una protección de datos más efectiva, una cooperación mejorada y una racionalización de sus operaciones.

El sistema de gestión documental, también conocido como sistema de gestión de contenidos, comúnmente proporciona almacenamiento, control de versiones, metadatos y seguridad, así como funciones de indexado y recuperación.

Nuestra solución es muy eficaz para cualquier tipo de negocio ya que le puede ayudar de diferentes maneras:

1
Mayor seguridad de datos. El SGD (Sistema de Gestión Documental) puede determinar el control de acceso y el acceso privilegiado para que los datos de su compañía permanezcan bajo control. Esto es posible ya que se graba cada registro de quién tiene acceso a cualquier documento. Los archivos y correos guardados también se pueden encriptar para aumentar la seguridad de los datos. También se ahorra espacio ya que no necesita capital para montar un almacén o pequeña oficina para almacenar físicamente los registros previos en papel.
2
Los costes se reducen, desde el nivel del archivado al de distribución. Compartir archivos digitalmente o accediendo a ellos a través de estos medios es más barato que el papel. Enviar documentos por fax es más caro, por lo tanto enviarlos por correo electrónico es una alternativa más barata.
3
Los niveles de acceso pueden ser regulados, así como los datos pueden ser limitados a un grupo específico de usuarios, de manera que todos puedan intercambiar archivos de manera digital, igual que harían con documentos en papel.
4
Un Sistema de Gestión de Documentos mejora la política de empleados ya que todo el mundo sigue procesos aprobados que son tan estrictos como usted quiera. Esto asegura que el negocio funcione consistentemente.
5
Los reguladores del SoX (Sarbanes Oxley) y HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability, portabilidad y rendición de cuentas de los seguros de salud) se cumplen con la ayuda de los SGD.

Elegir el SGD correcto

En el mercado hay muchos sistemas de gestión de documentos, cada uno con sus propias características y peculiaridades. Algunos sistemas son definitivamente complejos y caros, pero otros son más simples, baratos y se ajustan mejor a negocios pequeños. Al mismo tiempo usted tiene que prestar atención al rendimiento y requisitos de hardware. De hecho, un programa puede ser estéticamente muy bonito pero un desastre desde el punto de vista del rendimiento, o puede que requiera un equipo muy moderno. Esto puede aumentar los costes totales de la solución.

Recuperación de datos y protección de documentos

Data Recovery and Document ProtectionLos sistemas de gestión de documentos pueden ayudarle a salvaguardar sus datos al proporcionar varias capas de protección alrededor de sus documentos importantes y funciones de recuperación de datos que dependen del paquete seleccionado y las opciones que estén habilitadas. Algunas de las políticas de seguridad disponibles incluyen cifrado, registros de auditoría y protección de contraseña.

Elegir un sistema de gestión de documentos en un hosting, SaaS (Software como Servicio) o en la Nube.

Con esta opción sus documentos están disponibles en cualquier sitio. Normalmente puede acceder a estas aplicaciones a través de la Web usando un navegador estándar. En la mayoría de los casos, los clientes tienen que pagar una licencia mensual y pagar una cuota por usuario para alquilar el software.

Opción de visualización de documentos

Viewing Options for Documents

Con LogicalDOC usted puede fácilmente acceder a sus documentos, carpetas y otros contenidos multimedia a través de una interfaz de usuario mejorada. Algunas de las nuevas características incluyen la vista previa, propiedades y alternar las acciones. Además, otros formatos de contenido son totalmente compatibles, como por ejemplo vistas previas de audio y vídeo, los cuales pueden usarse para presentaciones o formación de productos.

La interfaz interactiva de usuario facilita que los usuarios comprendan su funcionamiento. Esto incluye saber cómo utilizar los dispositivos móviles para acceder a su contenido y documentos.

Se pueden actualizar materiales de marketing y nuevos productos de los proveedores dentro de una localización específica desde un punto centralizado y todos los miembros de la compañía pueden tener acceso completo a la información o a cualquier cuestión que surja de acuerdo a sus privilegios de acceso y niveles de seguridad.

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Crear o Agregar Documentos a LogicalDOC

Creating or Adding Documents to LogicalDOC

Aparte de los documentos escaneados que suelen estar en formato de correo o fax, hay otras maneras en que los documentos pueden agregarse a LogicalDOC. La gente puede fácilmente arrastrar y soltar sus archivos en las carpetas ubicadas en LogicalDOC y modificarlos con aplicaciones de terceros, tales como las herramientas de Microsoft Office.

Además, la seguridad de las carpetas no se limita sólo a los grupos, los usuarios individuales pueden activarse cuando se requiera para acceder a carpetas y documentos.

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