DMS en los laboratorios de investigación y desarrollo

Healthcare Management

En cualquier línea de trabajo profesional, la documentación es importante; sin embargo, es aún más en la investigación y el desarrollo. El trabajo desorganizado e indocumentados no sólo puede conducir a la perdida del progreso y resultados inexactos, sino que también puede dar lugar a certificaciones y acreditaciones perdidas.

En un estudio realizado en 2013 en el desarrollo de un sistema de gestión de documentos para documentos de laboratorios clínicos, la gran mayoría de los institutos participantes considerados documentos de normalización y la organización es muy importante por las razones anteriores y más.

Un sistema de gestión documental construido específicamente para laboratorios de I + D mejora significativamente la organización, proporciona acceso centralizado a la información, permite la copia de seguridad automática de datos, y contribuye con el medio ambiente ya que es sin papel.

Adecuada clasificación y organización

Un sistema de gestión documental permite la clasificación y organización adecuada. La correcta clasificación y organización de la información conduce a un mejor desempeño y colaboración. El tiempo y la energía no se desperdicia tratando de encontrar información. Un sistema estandarizado permite fácilmente para los nuevos compañeros de trabajo o los que no están en su laboratorio en forma regular para encontrar fácilmente la información.
Además, cuando las necesidades de información que se presentará para su revisión y aprobación, un sistema adecuado de gestión documental reduce significativamente la cantidad de tiempo y los recursos necesarios. La información apropiada puede ser fácilmente localizada y recuperada.

Acceso Centralizado

Centralized Access

La gestión de documentos ofrece una ubicación centralizada para toda la información registrada. Esto reduce enormemente el riesgo de información que se pierde en la parte posterior de un archivador, en el escritorio de alguien o en en un formato electrónico que no se guardó a la red.

Además, proporciona las herramientas para crear una base formal de conocimiento que pueda ser compartido dentro de su organización. Otros usuarios tienen acceso inmediato a la información. Esto reduce la cantidad de comunicación innecesaria con otros equipos dentro de la organización.

Los datos de respaldo automático

Mediante el uso de un sistema de gestión documental basado en la nube, todos los archivos están a salvo de hardware catastrófica o el fracaso de la infraestructura. En la gran mayoría de los laboratorios de investigación y desarrollo, una importante pérdida de datos podría causar una interrupción significativa, costando una gran cantidad de tiempo y dinero.

Si las copias de seguridad son insuficientes, puede muy bien ser imposible restaurar completamente la información perdida. Un sistema de gestión documental basado en la nube elimina este riesgo.

Sin papeles y amigable con el Medio Ambiente

Paperless and Environmentally Friendly

Un sistema de gestión de documentos permite un proceso completamente sin papel. No sólo es esto más eficiente y rentable, es muy bueno para el medio ambiente también.

Los estudios han encontrado que los procesos sin papel son tanto como 6 veces más eficiente. Tratamiento de la información en un formato de papel crea cuellos de botella de la información que ahogan la capacidad de trabajar de manera eficiente. Un sistema de gestión de documentos elimina estos cuellos de botella que hacen información inmediatamente disponible para todos.

Cada laboratorio de I + D tiene que tener un sistema de gestión de documentos en el lugar para asegurar que la información está organizada y de fácil acceso para todos los interesados dentro de la organización, asegurando que los cuellos de botella de la información se eliminan y toda la información se pueden utilizar lo más eficientemente posible.

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