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8 Ways You can be More Effective in the Office

Working in the office although great, can sometimes be a bit challenging and as anyone who has worked in an office before, it becomes more tasking to stay focused and productive both in the short-term and long-term basis. It is because of this obvious problem that we've highlighted 8 tried and trusted ways to stay effective in the office. Check it out below and see.

1. Make a daily plan

There is a common adage that says he/she who fails to plan, plans to fail. By making a well written out plan of all the task you have to do at the office, you are already on your way to having an effective work day. With this, you can plan the necessary details without leaving anything to chance. A well-detailed plan helps you to focus on the essentials, and it helps you to achieve your desired goals.

2. Prioritize your task

Set a priority on all your tasks. After you've highlighted a detailed plan on your work schedule, ensure you highlight the once that are most important and ensure you do those first. With this, you won't leave yourself stretched thin doing the right thing at the wrong time.

3. Take out time for yourself

You need your "me time" if you are going to be effective all day at work. Taking mini-breaks can do you a whole lot good and help you refocus and stay on track. Small breaks at scheduled intervals will help you refocus and re-energize yourself for what is ahead.

4. Set time brackets for each task

If you've written your plan out in detail, it is essential you set a specific timeline on each task. This allows you to place complete focus on the work you have to do at each particular time. This will add to your confidence, focus, and productivity all through the workday.

5. Organize your workspace

Having an organized workspace is always beneficial to you on any workday. Imagine having so many clutter around you, it will dampen your productivity. But if you clear out the clutter, and organize your office space, and desk, it will do you a whole lot of good and enhance your productivity.

6. Going for lunch

It sounds weird but trust us this can be a bonus for you in so many ways. Going out for lunch can help you change your environment and have an experience with another environment, and when you do get back to your office, you will observe that you are more productive than ever before.

7. Engage in what makes work enjoyable

Try and engage in a couple of things that make work more enjoyable for you as well as enhance your productivity. For some, it could be by listening to music, and for others, it could be by having a 5 minutes chit-chat with a colleague. With this, you will be more motivated to do your work because you are finding it enjoyable and fun.

8. Positive attitude

Having a positive attitude is the last step on our list on becoming more effective at the office. A positive attitude will make you feel about yourself and about the work you are doing, and it will make you see the positive side in everything.

So, there you have it, 8 ways via which you can remain productive in the office. Try them out and see.

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Las 4 ventajas de la automatización del flujo de trabajo

El flujo de trabajo se puede describir como un proceso de automatización de las operaciones comerciales en lugar de depender de varios documentos. La automatización presenta a los negocios una forma más eficiente y consistente de administrar su información y documentos. A continuación se destacan algunas de las razones para considerar la automatización de su negocio;

  1. Comunicación:

Varios informes sobre por qué los empleados abandonan sus diversas organizaciones han revelado que la falta de comunicación o los canales de comunicación ineficaces son las razones de su abandono. A través de la automatización, los problemas con la forma y la forma en que se realizan las comunicaciones se pueden resolver fácilmente. Un entorno de flujo de trabajo automatizado permitirá compartir fácilmente la información entre todos los empleados. El riesgo de que una persona no obtenga una información particular es limitado, ya que la información se puede compartir simultáneamente.

  1. Microgestión:

Como resultado de la automatización, las empresas pueden determinar fácilmente qué área o departamento está ralentizando o dificultando todo el proceso. Por lo tanto, los empleados individuales pueden ser responsabilizados por el trabajo que realizan, eliminando así la necesidad de microgestionar a los empleados. Además, la automatización ayuda a las empresas al garantizar que la información proporcionada, así como los procedimientos a seguir, sean siempre precisos.

  1. Productividad del empleado

Sabiendo que la automatización permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso y el proceso de sus empleados, facilita motivar a los empleados para que sean más productivos. Los empleados que saben que son responsables a menudo se esforzarán por garantizar que su trabajo se realice de manera adecuada, rápida y precisa, lo que a su vez ayudará a aumentar la productividad general de la empresa, así como su reputación.

  1. Los errores

El flujo de trabajo automatizado permite auditorías sencillas, ya que los cambios, los errores y la eliminación se pueden rastrear fácilmente. Dado que cada empleado es consciente del hecho de que son responsables de su trabajo, los errores se controlarán y corregirán de cerca. La presencia de automatización también significa que se reducirá la cantidad de papeleo a realizar. ¿Debería la empresa o empresas proporcionar servicios en la nube o digitalizar sus documentos para facilitar el acceso? El flujo de trabajo automatizado facilitará dichas operaciones, ya que garantiza el negocio y un sistema bien estructurado.

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3 beneficios cruciales de la computación en la nube

Principalmente, la computación en la nube es el medio a través del cual los datos se pueden procesar, compartir y administrar entre una red de usuarios pública o privada remota. Si bien la computación en la nube podría no haber ganado el reconocimiento que merecía entre un gran número de masas, es uno de los aspectos más beneficiosos de la tecnología. Puede usarse tanto para negocios locales como digitales, y ha reducido el uso de estantes y el estrés involucrado hasta el nivel mínimo más bajo entre los usuarios de computación en la nube. Junto con el beneficio anterior, hay tres ventajas cruciales de la computación en la nube de las que debe estar informado. ¡Lea a lo largo!

  1. Organización de registro

En la mayoría de las empresas, hay uno o dos tipos de registros que deben guardarse para referencia futura. Por lo tanto, la organización de estos registros es tan crucial como la seguridad de la información. Afortunadamente, la computación en la nube puede realizar estas dos funciones: llámelo Administración de documentos. Al guardar sus registros a través de la computación en la nube, evita que su personal realice la ardua tarea de revisar un paquete masivo de archivos de registros que puede llevar varias horas, si no días, localizar un solo archivo. En cambio, el uso de la búsqueda de palabras clave es suficiente para revisar su documento digitalmente y obtener los registros necesarios en cuestión de pocos segundos.

  1. Gestión del tiempo

Sin mucha discusión, estará de acuerdo con nosotros en que el tiempo puede ser bien aprovechado a través de la administración de documentos que la computación en nube puede ofrecer como se mencionó anteriormente. Y además, dado que se puede acceder a la computación en la nube en cualquier momento y prácticamente en cualquier lugar, los archivos se pueden obtener y trabajar incluso después de las horas de cierre; Este beneficio le brinda el privilegio de trabajar a su propio ritmo, mejorar su ritmo de trabajo y le permite compartir archivos vitales y urgentes con sus compañeros de trabajo sin tener que viajar varias millas. Todo lo que necesita es su teléfono inteligente o tableta para compartir, revisar y modificar su idea con colegas a través de una red remota. En esencia, puede usar su tiempo de manera inteligente y eficaz sin poner en peligro la confidencialidad de sus archivos.

  1. Registro de seguridad y protección

Hablando de privacidad, esto nos lleva a otra importancia crucial de la computación en la nube, que es la seguridad de los datos. La seguridad de los datos es una parte integral de cualquier organización, especialmente para aquellos que utilizan los datos del cliente. La computación en la nube es inigualable para garantizar la excelente seguridad de los datos del cliente. Si bien la computación en la nube permite a los administradores compartir archivos entre compañeros de trabajo, evita el acceso no autorizado de terceros. Por lo tanto, sirve como un medio confiable para asegurar los datos a través de un sistema de encriptación estable.

En una nota final, la computación en la nube es un personal digital muy necesario que todo grupo empresarial inteligente debe emplear por su efectividad y rápido servicio de entrega. Y además de los tres beneficios esenciales de la computación en la nube que se mencionan en este documento, estamos convencidos de que se verá un impacto positivo en su negocio si se lo utiliza.

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Paper cut of eco on green grass

Go Green with Document Management

Over the years, we have been accustomed to these three R’s (Reduce, Reuse, and Recycle), and they have become part of our daily activities. These phrases are pertinent to various circumstances, and your business is not an exception. How can you make use of these phrases in your business? However, when there is a reduction in the amount of paper used in the office, your business and the environment will benefit immensely.    

Extreme consumption of paper is a prevalent issue that affects everyone in the nation. For instance, offices and schools are the largest producers of paper products as a result of their consistent copying and printing. On the other hand, more than 300 million tons of paper will be manufactured across the globe on an annual basis.

However, it is saddening that the school and office environments are the biggest culprits in the statistics, and it is surprising that these organizations could not make use of the options available to them.        

The idea of going green is all about adopting a paperless strategy. With the reduction of the use of paper in the office environment every day, you are helping the environment. The paperless idea is a creative strategy that can be instilled in your brand image and an innovative move that can make your business proud. In this case, your business and the environment will be the major beneficiaries.      

Collaborating with a document management firm like LogicalDOC’s will ensure your business save money and time. Apart from the R’s above, we have three E’s which denotes Efficient, Environmental, and Economical. These three E’s will be part of your brand’s identity if you decrease the amount of paper consumption and production in your office.

When there is a reduction in the use of paper, it signifies less copying and printing, and this would help you to significantly reduce the expenses as well as an environmental strategy to preserve trees. When less time is dedicated to searching for paperwork, there will be an increase in efficiency in the workplace.

Therefore, the application of document management based software for the management of your brand’s paper products is a conscious effort towards the idea of going Green. This will increase the prospects of your company considerably. Feel free to contact us to learn more about how we can help your company.

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Published LogicalDOC DMS - REST API v8.1.0

The documentation about LogicalDOC v8.1.0 REST API web-services is available online

The new documentation was published both on SwaggerHub at the following address: https://app.swaggerhub.com/apis-docs/swatzniak/logicaldoc_rest_api/8.1.0
and online in the LogicalDOC documentation site https://docs.logicaldoc.com/resources/wsdoc/rest/index.html

In addition, a mini-application has been produced that, together with the LogicalDOC webapp in Tomcat, allows you to consult the documentation locally and to try live some commands.
You can download it from SourceForge.net at this address https://sourceforge.net/projects/logicaldoc/files/documentation/LogicalDOC%20CE%208.1/

The LogicalDOC's developers team

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